如何在家有效率地工作

如何在家有效率地工作?16招讓你成為高效的自由工作者

前言

哦嗨喲,我是小豆,是一名正在努力邁向理想生活的自由工作者。

自從開始在家工作後,一切變得很新鮮,因為不需要再被舊有的體制約束,而可以開心地做著自己喜歡的事,並且從中賺取收入。

然而,自由工作者的時間看似很彈性,卻時常需要一人包辦所有工作,只為了能夠提高收入、維持經濟,因此「時間」對於 Soho 族而言,是非常重要的。

雖然我與其他前輩相比,現在還是個菜鳥,但我相信,若我們能善加利用時間,並且持續產出內容、創作等作品,只要用對方法,堅持下去,一定可以逐漸達到個人的理想目標!

那麼,到底該如何在家有效率地工作呢?

以下,我將與你分享我實際在家工作遇到的 16 個課題,以及解決方法,希望可以透過本篇,與你一起互相交流,並且找到適合自己的工作模式。

規劃短中長期目標

自由工作也許是不少人嚮往的生活,包括我也是,但它其實是一條充滿修煉的道路,雖然初期會很熱血地一直拼,以為這樣就可以離我的目標再近一點。

然而,初期因為我沒有設定短中長期的目標,所以我不懂得停下來休息,不知道現在的自己到底走到了哪裡,拼到最後,不但開始被成效數據、經濟壓力追著跑,也漸漸地為自己的無力感到焦慮,更快忘了當初成為自由工作者的初衷是什麼。

為了解決這個問題,我認為「規劃目標」是很重要的。唯有如此,我才能清楚知道,每天的自己該做哪些事,以及我希望未來的自己,可以朝向哪個方向前進。

因此,在開始工作之前,我會先思考好以下幾個問題:

  • 我的目標願景是什麼?我希望可以獲得什麼具體成果?
  • 為了達到這個目的,我的年目標是什麼?
  • 根據年度目標,我的月計畫、週計畫分別該怎麼執行?

想好後,我會將以上的回答紀錄到 Notion 的週計畫內,不但能時時刻刻提醒自己保持初心,也可以幫助自己遵循核心目標,來設計每日待辦,而非透過大腦憑空去思考我每天要做什麼。

規劃短中長期目標
規劃短中長期目標

建立屬於自己的晨間儀式

在家工作時,因為不會有上班遲到的壓力,早上變得很容易賴床,尤其是遇到很冷,或是下雨的天氣,就會爬不起來,變得很懶散。

關掉鬧鐘,心裡默默唸著「再瞇個五分鐘,等等就起床了」,卻時常睡到中午,起床後的我,滿肚子的罪惡感,心想著「明天不能再這樣了」,然而日復一日,這個壞習慣始終改不掉,一直陷入惡性循環。

為了解決這個問題,我嘗試了各種方法,不論是多設幾個鬧鐘、喝咖啡、拉筋等,往往都以失敗收場,雖然有些行動確實會幫助我醒腦,不過,當我做完某一個行動後,我又會回到床上不爭氣地睡著了…QQ

「既然如此,何不把各種可以幫助我醒腦的行動結合在一起,變成我的晨間儀式呢?」我的小腦袋突然蹦出了一個想法!

  • 我開始列出助於我早晨「提神」的所有行動
  • 每天將其排列組合,多方嘗試,找到可以幫助我順利起床的晨間行動 SOP

測試了一陣子,我終於成功建立起自己的「晨間儀式」了 ( 太感動啦 )!

現在的我,只要每次起床,都一定要先喝杯溫水、拉筋、換衣服、寫日記等,也許這些行動看似很渺小,但它卻可以讓我每天更高效地工作。

安排好工作區域

雖然在家工作很舒適,不過,我們很容易會因為在同一個環境工作與生活,而降低工作效率和生活品質。

比如,曾經還是學生的我,宿舍只有一個房間,不論是睡覺、吃飯、辦公,都是在同一個空間完成的,當時真的很難專注寫論文。畢竟如果我累了,看到旁邊的床就想睡;餓了,看到冰箱,就會想停下來吃點東西。

身邊總是充斥著各種誘惑,使得我完完全全沒辦法專心做好一件事,努力的鬥志也隨著時間逐漸消失,

為了解決這個問題,我便開始思考,「既然宿舍的空間有限,那麼外面還有哪些地方可以讓我專注辦公呢?」經過兩年的嘗試,我列出以下兩個讓我能夠進入心流工作的地點。

  • 圖書館:環境很安靜,工作氣氛很不錯,因為大部分的人都是在那裡讀書、拼考試的,所以會激起我的動力,進而提升工作效率。
  • 咖啡廳:雖然聲音比圖書館來得吵雜,但我很享受戴上耳機聽音樂,邊喝咖啡工作的感覺,而且因為旁邊有人,所以不太會允許自己耍廢,工作效率也很不錯(除非很不幸地遇到講話不會克制音量的人)。

一直外出工作確實有助於提升我的工作效率,不過長期下來,我發現額外需負擔的生活開銷有點大,比如外食、咖啡、加油等費用。

因此,我和男友決定之後要一起租一個比較大的空間,把其中一間作為「工作室」,並且盡量將其佈置的簡單乾淨,營造出工作氣氛,幫助我可以專心地在家辦公。

安排好工作區域
安排好工作區域

用專案視野管理每件事

雖然自由工作的時間上會比上班族來得彈性,也不太需要被公司的事務、體制拘束,但正是因為「一人工作」,我們需要面對未來許多的不確定性。比如,要盡可能地精進自己的專業,以提升收入;為了不讓自己瘋狂地工作,也要學習如何維持事業、生活與家人之間的平衡。

然而我們每天都只有 24 小時,要把每件事做到完美真的很困難,我便開始思考著「該如何實踐工作與生活的平衡?」以及「如何有效率地完成工作與生活事務?」

為了解決這個問題,我運用了電腦玩物站長 Esor 分享的概念,也就是「將生活與工作用專案的視野去管理」。意思就是,當我們在做任何行動時,「不要馬上把它列到待辦清單」,而是去思考:

  • 這個任務與我的哪個專案相關?
  • 我想獲得什麼具體成果?
  • 接下來我該怎麼做?

如果你還是不太理解該如何執行,可以參考以下的例子:

  • 我是個家庭主婦,每天要買菜,覺得好無聊,但不能不去
  • 我有一個想要「保持健康」的目標願景
  • 我把買菜的「行動」,與保持健康的「目標願景」連結在一起
  • 我準備要設計一系列的「養生菜單」
  • 將菜單內容分享在部落格中,賺取網路收入

根據上述方法,你會發現,「原本的瑣事,瞬間就變得有價值」。因此,在規劃行動清單之前,不妨可以先思考看看你有哪些工作與生活目標,並將其與任務串聯,不但能讓你更有動力地去執行,也許還能幫助你想到在家創業的新點子喔!

用 135 法則制定日計畫

面對一人工作的壓力,我每天總會想盡辦法地完成許多事情,列出一長串的待辦清單,只為了可以快速地讓生活邁向正軌,並且逐步地實踐個人目標。

然而,自由工作是一場長跑賽,當我越急著想要達到某個成就,卻發現結果不如預期時,不但會對自己越來越沒有自信,也會變得開始變得想要逃避一切、不想做任何事。

為了解決這個問題,我開始研究時間管理與專案管理的方法,很幸運地,我看到了電腦玩物站長 Esor 老師分享的「135 計畫行動清單設計法」後,我才發現,「原來是我制定日計畫的方式有問題」。

因此,我更改了我原本安排每日行動清單的方式,將每天的待辦任務依照 135 計畫法設計。

  • 一件具有價值的事 ( 個人 )
  • 三件最重要的專案 ( 工作 )
  • 五件瑣事待辦

自從那次開始,我的日計畫不再變得有壓力,它不但幫助我每天能夠更專注地做好工作中最重要的事,同時也讓我事先保留時間給自己,教會我享受工作之餘的生活。

用 135 法則制定日計畫
用 135 法則制定日計畫

規劃每日時間盒

不論是在上班或上課,我們總會收到一張制式的時間表,被規定著每天的幾點到幾點要做哪些事,但成為自由工作者後,這些規範都不會再存在了,這也意味著,我們需要學習「掌控好自己的時間」,避免生活被無關緊要的瑣事佔據著。

為了有效地利用時間,對我而言,「規劃每日的時間盒」格外重要,它不但能夠提醒我每天的不同時段該執行哪些任務,也幫助我事先保留一定的空閒時間唱歌、看影片,或者是陪伴家人,使得人生變得更加充實,而不被工作填滿。

以下是我實際執行的方式:

  • 利用 Google 日曆,將工作、個人以及家人分別用不同的顏色標註。
  • 將固定會做的事項,事先安排到指定日期,比如平日上午寫文章、假日晚上打給家人等。
  • 遇到活動邀約,或其他行程時,會再彈性地更動時間表。

寫晨間日記

早上起床時,我除了會做晨間儀式外,也會定期利用 Notion 寫日記,雖然有時候還是會忘記寫 ( 目前正在努力養成寫晨間日記的習慣 XD ),不過它確實幫助我更聚焦於每日的生活目標,也讓我能定期檢視自我狀態,讓我變得更好。

因為我的日記內容主要包含:

  • 年目標、月目標
  • 週計畫、每日待辦
  • 專案 PDCA 日記
  • 感謝日記、成就日記、改善日記

透過年、月、週、日計畫,讓我清楚知道每天該做哪些事,做完後,預計會達到什麼成果。

透過 PDCA 日記,讓我了解每天的工作計畫與實際行動之間有哪些落差、完成後獲得了哪些結果,以及下次該如何改善。

透過感謝、成就與改善日記,可以幫助我更珍惜並享受生活,也可以時時刻刻反思自己有哪些做得好,或不好的地方,讓自己成為理想中的自己。

建立工作流程 SOP

成為自由工作者後,有很多事情幾乎都要自己一人包辦,甚至要花時間研究,比如行銷、業務、創作、管理等能力。

我們畢竟是一人公司,而不是在組織內部工作,因此在辦公時,並沒有制定的工作流程,只有滿滿的未知數,使得我們總需要一直不斷地學習、嘗試,倘若遇到問題時,就上網爬文,或是詢問前輩,想辦法去解決它。

這個過程是很花時間的,但它是值得的,當你累積了一定的經驗,並且建立出屬於自己的工作流程 SOP,往後執行類似的專案時,不但可以省下更多時間,更有機會透過網路工具將其自動化,或外包請別人幫忙。

而我會採用 PDCA 筆記術,搭配 Notion 數位工具,幫助自己紀錄並優化工作流程:

  • Plan 計畫
  • Do 行動
  • Check 檢視
  • Try 嘗試

如果你想更進一步了解 PDCA 筆記術,可以參考我之前寫過的閱讀心得:《讓自己快速進化的 PDCA 筆記術》,只要5-10分鐘,就能創造更好的成效

建立工作流程 SOP
建立工作流程 SOP

用番茄鐘專注工作

由於現代的科技與資訊越來越複雜,我們變得更加容易受外界影響、分心,如此不但會降低工作效率,甚至無法專一做某件事。

曾經的我也是如此:

  • 喜歡滑 Instagram,看到朋友的成就,就覺得很羨慕,更對無所作為的自己感到失落。
  • 喜歡玩遊戲、追劇,明明知道現在應該寫文章,卻停不下來,享樂完卻沒有一絲的快樂,反而後悔自己怎麼會這麼做。

這些娛樂、休閒等行動,因為很好上手,意味著,也很容易會讓人成癮,但我認為,長期下來,這對個人的生活完全沒有任何實質幫助。

的確,適當的娛樂是好的,可是當我沒辦法讓自己通停止下來,做完也沒有成就感,只是讓自己一直處於負面的情緒之中,那麼,我寧願選擇先暫時封印它,並且嘗試去做一些「看似困難,但做完會有成就感」的行動,比如寫文章。

相關內容可以參考:

當然,如果我還沒有養成寫作的習慣,卻要我每天一次做好幾個小時,我一定會飛奔而逃,完全做不下去了吧 …

這時,我還會搭配「番茄鐘工作法」去執行任何專案,幫助自己更有效地推進任務,也能夠讓我有時間規律地休息。至於該怎麼做,可以參考我以下的方法。

番茄鐘工作法則:

  • 一顆番茄為 25 分鐘
  • 做完一顆,就短休息 5 分鐘
  • 做完四顆,就長休息 15 – 30 分鐘

我實際的操作流程:

  • 確認等一下要做哪個任務,並為其「預估需花多少顆番茄」才能完成。
  • 開啟 Toggl,輸入任務名稱、標注它是屬於哪個專案。
  • 開啟 Toggl 內建的番茄鐘,開始執行任務時,即可進入番茄鐘工作法的循環。
  • 完成「預估番茄鐘」的時間後,檢視自己的任務是否已經順利完成。
  • 若未完成,則思考接下來是否要繼續執行,或是明天再做,最後再記下「實際花多少顆番茄」。
  • 每週檢視時,開啟 Toggl 反思這週的時間都用在哪,並思考下次的流程可以怎麼改善。
用番茄鐘專注工作
用番茄鐘專注工作

將突如其來的想法紀錄起來

身為內容創作者,最怕的就是擔心不知道可以創作什麼內容,導致遲遲無法產出作品,為了避免這個狀況,我們能做的,就是要「將突然的靈感或想法記錄下來」,或者是「立即收集對創作有幫助的資料」。

當我有了這些素材時,就可以繼續專注工作,不怕事後再也想不起來當時的靈感,或是找不到資料在哪。

不過這部分需特別注意的是,所有的想法、行動或是資訊,要盡可能的把它們存在同一個系統裡,不論是紀錄在紙本、數位筆記、其他線上軟體都可以,除非你已經有自己的一套系統,那當然另當別論。

如果你今天寫在便利貼,明天紀錄在 LINE,後天又寫在筆記本,這樣不但會讓資訊越來越亂,當你有需求時,也會花很多時間尋找資訊,甚至到最後根本找不到。

而我目前是以下面的方式進行靈感與資料的紀錄:

  • 看到不錯的文章、影片等線上內容,利用 Notion Clipper,快速將其儲存至我的 Notion 收集箱中。之後再花時間慢慢吸收內容,並作筆記。
  • 臨時想起要做某個任務,就會記錄在 Notion 的收集箱中,之後再將其安排到專案頁面與每日待辦。
  • 突然想到不錯的內容構想,就會記錄在 X Mind 心智圖中,方便我之後排列邏輯與架構。

關掉會影響我的訊息通知

開始進入工作模式時,如果一直被各種訊息打擾,不但很容易分心,工作效率也會很差。也許你覺得立即回訊息是個高效率的做法,心想著:「花個 6 秒鐘回一下訊息,應該沒關係吧」。

不過事實上,紐約大學亞當教授 ( Adam Alter ) 發現你只要分心一次,就需要額外再花 25 分鐘,才能回到專注狀態。

為了避免以上狀況發生,我每天會採取下述方式,讓我的精神盡可能地保持在高效狀態:

  • 關閉任何社群、通訊等軟體的通知。
  • 為了避免個人生活與睡眠品質被影響,剛起床與睡覺前,我盡量不主動看訊息,因為早晚是我留給自己的神聖時間
  • 利用下午精神比較差的時間,每天「主動查看」Line、Eamil 等通訊軟體是否有漏掉訊息。
  • 事先告訴親朋好友,如果有急事,可以透過「打電話」的方式與我聯繫。

說真的,自從我開始這麼做後,生活變得輕鬆很多,因為「我每天不會再被各種訊息、廣告等資訊轟炸」,而能將注意力集中在自己身上,並且我能在適當的時間「主動選擇我想看的內容」。

因此,如果你一直很煩惱「為什麼自己容易分心,無法進入心流」,這個方法不妨可以試看看。

養成運動習慣

我是一個沒有運動習慣的人,在家工作久了,加上疫情尚未穩定的情況下,我幾乎很少外出走走,日復一日,工作到最後,我發現,我的體力、精神以及身體狀況,逐漸開始變差,即便吃了保健食品,也無法獲得太大的改善。

「恩,我該運動了」。

我不喜歡外出曬太陽,也不喜歡像是跑步等激烈運動,但我的大腦告訴我「該動起來了」。因此,為了可以順利養成運動的習慣,我便開始:

  • 盤點目前的身體狀況 ( 比如因為久坐,導致屁股痛 )。
  • 思考我想先改善身體的哪個問題 ( 比如,我先選擇練臀部 )。
  • 每天跟著「30天居家健身鍛煉挑戰 APP」運動、紀錄習慣。

雖然不太能夠練到肺活量,但自從我選擇了適合自己的難易度後,每天只要花個幾分鐘跟著 APP 運動,我覺得身體越來越輕鬆了,屁股也比較不會痛了。

當然,你不需要一定要跟著 APP 運動,你可以根據適合自己的習慣與能力去作設計,你也不需要逼迫自己每次要做個 30 分鐘,因為在習慣還沒有養成的情況下,這樣很容易失敗。

儘管你只有動短短的幾分鐘,那也可以阿,畢竟,最重要的是要「每天可以持之以恆的做下去」,當你養成每天運動的習慣了,到時候再提升運動強度也不遲。

延伸閱讀:【閱讀心得】你不能不知道的《原子習慣》行為改變4法則

養成運動習慣
養成運動習慣

播放適合的音樂工作

在工作時,我習慣聽著音樂辦公,它不但可以幫助我很快地進入專注狀態,也能讓我在精神不濟的狀況下提升產能,若沒有音樂,我會很難工作下去。

上班、讀書時「聽音樂」好嗎?聽歌對工作效率的 7 個影響》的文中指出,國外研究顯示,「聽音樂工作,因為可以刺激大腦釋放多巴胺,進而降低壓力,且有助於工作效率」,當我看到這則資訊,我才明白為什麼我喜歡邊聽音樂邊工作。

不過,音樂雖然可以提升我專注地寫文章,但並不是所有歌曲都適合,因此我會將工作分成「需要動腦」與「不需要動腦」兩大類,當我執行這兩種不同類型的任務時,我則會先切換播放適合的歌曲,再開始工作。

比如:

  • 「撰寫文章」很需要動腦,所以我會聽純音樂工作,讓我不易被歌詞分心(否則我會很想跟著唱 XD)。
  • 「蒐集資料」不需要動腦,所以我會聽嗨歌來提振精神 ( 最近比較常聽 Ariana Grande 的歌 )。

將事情外包給適合的人

開始一人工作後,你會發現我們經常需要獨自包辦所有事務,比如內容創作、行銷、顧客管理等,然而,在時間與精力有限的狀況下,為了專案能夠順利地進行,有時候會遇到事情處理不完的難題。

初期的我,會選擇花更多時間工作,把任務一個個完成,不過工作久了,我發現自己的生活好像逐漸被工作填滿,變得不懂得享受生活,也不敢為自己保留個人的時間休息,或者是陪伴家人。

為了解決這個問題,我告訴自己「不要再那麼理想了」,捨棄無時無刻追求完美的心態,盡快認清個人能力與資源的現況為何,比對現實與預期的落差在哪,才能及時從中找出問題,並且解決它,如此才能讓任務順利地按時完成。

那麼,在一人能力有限的狀況下,到底該怎麼做呢?這是不妨可以找人協助吧。個人認為,不論是透過「接案平台」或「親朋好友」,將任務外包給適合的人,都可以嘗試看看。

至於接案平台有哪些,可以參考如下。

如何在家有效率地工作
將事情外包給適合的人

適當地給自己放個長假

曾經我完全不敢讓自己休息,因為「你有多自律,就有多自由」這句話,深刻在我心裡,所以我每天都會很努力的完成所有任務,倘若停下來,就會覺得很有罪惡感。但這樣工作久了,真的好累,感覺自己好像是為了工作而工作。

為了解決這個問題,番茄鐘工作法、135 計畫法、時間盒等方式,確實幫助我不再那麼緊繃,它們讓我每天可以自在地安排休息,又能如期完成重要的工作進度。

不過,我們就像一條橡皮筋,平常雖保有彈性,但若過度的拉扯,總有一天還是會斷的,對吧。畢竟我們是一人工作,沒有人會告訴我們該在什麼時候放假、休息。

因此,當我完成一個大專案,或是工作到一個階段時,我會給自己放個長假,回老家陪家人,讓身心一切暫時遠離工作,不要再去想相關的事務。

那你呢?放假喜歡做什麼事呢?不論是旅遊或是追劇,只要能讓自己放鬆,都可以。忙完後,記得讓自己適當地休息一下吧。

結論:如何在家有效率地工作?

以上就是個人的經驗分享,希望對你有所幫助。不過,每個人適合的方式畢竟都不一樣,因此我建議可以:

  • 將目前在家工作遇到的問題紀錄下來
  • 思考解決問題的可能行動
  • 紀錄行動後的心得與結果
  • 將經驗設計成適合自己的工作模式

在家工作真的不容易,因為我們不需再被既有的規範拘束,而是能夠掌握個人的工作與生活。

雖然在通往自由的過程中,會面臨許多的挑戰,不論是經濟上的難題,或者是不被社會看好的壓力,都需要獨自面對,並且想辦法克服一切,不過,我始終認為這趟旅程會是值得的。

我很喜歡自由工作的生活,因為它能逐步讓我「達到理想生活」,進而有更多時間陪伴家人,所以現階段的我,需要不斷嘗試各種行動,從中獲取經驗,優化下次的工作流程,直到找到適合自己的方法。

那你呢?你是為了什麼而想在家工作?在家工作遇到了哪些難題呢?還是你有不錯的工作方法呢?

如果你不介意,歡迎在底下留言,或者是來信告訴我你的任何想法。

希望我們都能一同朝向理想的目標前進。

10 thoughts on “如何在家有效率地工作?16招讓你成為高效的自由工作者”

  1. 在家工作真的需要高度的自律 沒有想像中這麼簡單
    我現在還是在職工作的狀態 都是利用下班跟休假的時間
    來寫文章跟經營網站 有時真的沒辦法靜下心來 好好的做事QQ

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